Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny, który zastępuje papierową wymianę dokumentacji cyfrowym przepływem informacji między pracownikami, działami i kontrahentami. Zamiast krążącej po biurkach faktury czy umowy, plik trafia do systemu, przechodzi przez zdefiniowane etapy akceptacji i ląduje w elektronicznym archiwum. W zarządzaniu najmem dotyczy to na przykład protokołów zdawczo-odbiorczych, umów najmu czy rozliczeń mediów – dokumentów, które przy większej liczbie nieruchomości szybko przestają się dać ogarnąć w segregatorach.
Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny obsługujący cały cykl życia dokumentu – od momentu jego wpłynięcia lub utworzenia, przez rejestrację, klasyfikację i akceptację, po bezpieczną archiwizację. W tym miejscu należy rozróżnić dwa pojęcia, które często są mylone. Digitalizacja to samo zeskanowanie papieru i zapisanie go jako plik – nic więcej. Elektroniczny obieg dokumentów idzie dalej: automatycznie kieruje dokument do odpowiednich osób, pilnuje terminów akceptacji i wymusza konkretne działania zgodnie z workflow, czyli zaprogramowaną ścieżką przepływu pracy.
Pojęcie „e-dokumenty” odnosi się właśnie do dokumentów w formie elektronicznej, które krążą w takim systemie – mogą to być faktury, umowy, wnioski czy korespondencja, niezależnie od formatu pliku. Różnica między zwykłym dyskiem sieciowym a pełnym systemem EOD polega na tym, że dysk jedynie przechowuje, natomiast EOD aktywnie zarządza – przypisuje dokument do kategorii, indeksuje go i przekazuje dalej zgodnie z regułami biznesowymi ustalonymi w firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów polega na automatycznym kierowaniu pliku przez zdefiniowane etapy – od wpływu do systemu, przez akceptację, aż po archiwizację – bez ręcznego przekazywania papieru między pracownikami. Cały mechanizm opiera się na workflow, czyli sekwencji zadań, która sama przesuwa dokument dalej, gdy poprzedni etap zostanie zamknięty.
Wyobraźmy sobie fakturę kosztową, która wpływa do firmy mailem. System odczytuje z niej dane – kontrahenta, kwotę, termin płatności – korzystając z OCR, czyli optycznego rozpoznawania znaków. Na podstawie wysokości kwoty oprogramowanie samo dobiera ścieżkę akceptacji: niższe wydatki zatwierdza kierownik działu, wyższe wymagają podpisu zarządu. Osoba decyzyjna dostaje powiadomienie, a jeśli nie zareaguje w wyznaczonym czasie, system automatycznie eskaluje sprawę do przełożonego. Po zatwierdzeniu dokument trafia do księgowości, a jego cyfrowa kopia zostaje zapisana w archiwum wraz z historią zmian. Cały ten przepływ dokumentów odbywa się bez jednego wydruku.
Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie to uporządkowany proces przekazywania dokumentacji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej między działami, zgodnie z ustalonymi procedurami. To ważne rozróżnienie: obieg dokumentów jest procesem organizacyjnym, a system EOD to tylko narzędzie, które go realizuje. Można mieć dobre procedury i wciąż przenosić papier między biurkami, tak jak można wdrożyć drogi system i używać go bez żadnej logiki porządkującej.
Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie oznacza więc ustalenie, kto odpowiada za jaki typ dokumentacji, jakie kroki akceptacji są wymagane i w jakim terminie sprawa powinna zostać zamknięta. W dziale księgowości chodzi o obsługę faktur i rozliczeń, w kadrach – o wnioski urlopowe, w dziale zarządzającym nieruchomościami – o umowy najmu, protokoły odbioru lokali czy korespondencję z najemcami. Bez takiego podziału nawet najlepszy system informatyczny nie poprawi organizacji pracy, bo dokumenty będą trafiać do przypadkowych osób.
Schemat elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje sześć etapów – od wprowadzenia pliku do systemu, przez akceptację, aż po bezpieczną archiwizację z zapisem historii zmian.
Ten schemat sprawdza się niezależnie od branży, choć konkretne dokumenty na wejściu będą inne – w firmie produkcyjnej to zamówienia i atesty, w firmie zarządzającej najmem – umowy i protokoły przekazania lokalu.
Systemy informatyczne służące do elektronicznego obiegu dokumentów różnią się zakresem funkcji – od prostych repozytoriów plików do zaawansowanych platform z workflow, OCR i integracjami. Najprostsze rozwiązania pozwalają jedynie przechowywać i wyszukiwać pliki. Bardziej rozbudowany system zarządzania obiegiem dokumentów obsługuje konfigurowalne ścieżki akceptacji, granularne uprawnienia użytkowników oraz integrację z systemami ERP, CRM czy oprogramowaniem księgowym, dzięki czemu dane z faktury nie trzeba przepisywać ręcznie.
W branży zarządzania najmem taki system często stanowi część szerszej platformy obsługującej całą nieruchomość – obok modułu dokumentów znajdują się tam rozliczenia mediów, ewidencja najemców czy harmonogram przeglądów technicznych. Dzięki temu dokument, na przykład protokół zdawczo-odbiorczy, jest automatycznie powiązany z konkretnym lokalem i najemcą.
Nadzór nad obiegiem dokumentów sprawuje osoba lub dział wyznaczony do zarządzania uprawnieniami, ścieżkami akceptacji i terminowością realizowanych zadań. W praktyce to zwykle administrator systemu albo kierownik odpowiedzialny za dany obszar – księgowość, kadry czy zarządzanie portfelem nieruchomości. Jego zadaniem jest ustalanie, kto ma wgląd w które dokumenty, kto zatwierdza konkretne typy spraw oraz monitorowanie terminów.
W pracy z zarządcami nieruchomości zauważyliśmy, że nadzór nad obiegiem dokumentów sprowadza się najczęściej do trzech pytań: czy protokół zdawczo-odbiorczy został podpisany przez obie strony, czy rozliczenie mediów trafiło do najemcy w terminie i kto ostatnio miał wgląd w umowę najmu danego lokalu. Gdy te elementy są kontrolowane na bieżąco w systemie, liczba spraw „zawieszonych” u nieobecnego pracownika spada praktycznie do zera.
W firmie zarządzającej najmem elektroniczny obieg dokumentów widać najlepiej na przykładzie protokołu zdawczo-odbiorczego, który po wypełnieniu automatycznie trafia do kartoteki danej nieruchomości i czeka na podpis elektroniczny obu stron. Zarządca wypełnia formularz podczas odbioru lokalu – stan liczników, usterki, wyposażenie – a system od razu przypisuje dokument do konkretnego adresu i najemcy. Najemca otrzymuje powiadomienie i podpisuje protokół elektronicznie, bez konieczności umawiania się na osobne spotkanie.
Podobnie wygląda rozliczanie mediów. Dokument z odczytami trafia do systemu, zostaje powiązany z lokalem i okresem rozliczeniowym, a oprogramowanie generuje rozliczenie i wysyła je automatycznie do najemcy. Cały proces dzieje się bez jednego wydruku i bez ręcznego liczenia w arkuszu. To właśnie dlatego w Fliko projektujemy moduł dokumentów tak, żeby każdy plik był od razu powiązany z konkretną nieruchomością, a nie leżał osobno, wymagając ręcznego dopasowania.
Elektroniczny obieg dokumentów przynosi korzyści w czterech obszarach: czasie realizacji procesów, kosztach operacyjnych, bezpieczeństwie danych i elastyczności pracy zespołu.
W obszarze czasu akceptacja dokumentu zajmuje minuty, nie dni czekania na powrót kierownika z urlopu. W obszarze kosztów chodzi o eliminację wydatków na papier, druk i fizyczne archiwum, a także mniej błędów wymagających kosztownych korekt. W obszarze bezpieczeństwa – o kontrolę dostępu, dzięki której tylko uprawnione osoby widzą wrażliwe dokumenty, oraz o pełną historię zmian, którą można sprawdzić podczas kontroli lub audytu. W obszarze elastyczności – o możliwość zatwierdzania wniosków i sprawdzania statusu spraw z dowolnego miejsca, co ma znaczenie zwłaszcza tam, gdzie zespół pracuje częściowo zdalnie albo w terenie, jak u zarządców obsługujących wiele lokalizacji.
Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie zaczyna przynosić wymierne efekty, gdy liczba przetwarzanych dokumentów przekracza możliwości ręcznej kontroli – niezależnie od tego, czy mówimy o fakturach, umowach czy protokołach związanych z najmem nieruchomości. Przy kilku umowach papierowy obieg jeszcze się broni, ale przy kilkudziesięciu lokalach czy stałym napływie rozliczeń mediów ręczne śledzenie dokumentacji zaczyna generować opóźnienia i pomyłki. System zarządzania obiegiem dokumentów w takim momencie decyduje o tym, czy firma nadąża z obsługą klientów, czy zaczyna zalegać z odpowiedziami.
Digitalizacja to samo zeskanowanie papieru i zapisanie go jako plik cyfrowy. Elektroniczny obieg dokumentów automatycznie kieruje dokument do właściwych osób i wymusza działania zgodnie z ustaloną ścieżką akceptacji.
Nie, wdrożenie systemu EOD w przedsiębiorstwach prywatnych nie jest obowiązkowe – firmy decydują się na nie ze względu na oszczędność czasu i kosztów.
Najczęściej dotyczy to faktur kosztowych, wniosków urlopowych, umów wymagających akceptacji oraz korespondencji przychodzącej. W zarządzaniu najmem obejmuje też protokoły zdawczo-odbiorcze i rozliczenia mediów.
Dostęp powinien być ograniczony do osób, które faktycznie potrzebują danego dokumentu do swoich zadań – o zakresie uprawnień decyduje administrator systemu lub osoba odpowiedzialna za nadzór nad obiegiem dokumentów w danym dziale.
