Głosowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej przebiega w jednym z trzech trybów określonych w art. 23 ustawy o własności lokali – na zebraniu właścicieli, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd lub w trybie mieszanym. Do podjęcia uchwały wymagana jest większość głosów liczona według udziałów wszystkich właścicieli lokali w nieruchomości – nie tylko tych obecnych na zebraniu.
Właściciele lokali podejmują decyzje dotyczące zarządu nieruchomością wspólną w formie uchwał – kolegialnych oświadczeń woli zgodnie z art. 23 UWL – w jednym z trzech trybów. Tryb zebrania i indywidualnego zbierania głosów przez zarząd są najczęstsze. Tryb mieszany stosuje się, gdy głosowanie rozpoczęto na zebraniu, ale do wymaganej większości udziałów zabrakło głosów i zarząd kontynuuje obieg.
Ustawa o własności lokali nie posługuje się pojęciem quorum – zebranie może procedować uchwałę niezależnie od liczby obecnych właścicieli. O podjęciu uchwały decyduje wynik w odniesieniu do wszystkich właścicieli lokali w nieruchomości, nie zaś wynik wśród obecnych na sali.
Do podjęcia uchwały wspólnoty mieszkaniowej wymagane jest ponad 50% udziałów wszystkich właścicieli lokali w nieruchomości wspólnej – nie tylko tych obecnych na zebraniu. Jeżeli stawili się właściciele dysponujący łącznie 40% udziałów i wszyscy głosowali „za” – uchwały nie można uznać za podjętą i zarząd musi zebrać brakujące głosy w trybie indywidualnym.
Przy obliczaniu wyniku bierze się pod uwagę wyłącznie głosy „za” i „przeciw”. Głos wstrzymujący się doliczany jest do głosów sprzeciwu. Jeżeli właściciele z 30% udziałów głosują „za”, a właściciele z 15% wstrzymują się – po stronie „za” stoi 30%, po stronie „przeciw” 15% i do podjęcia uchwały brakuje głosów.
Kontynuowanie obiegu po tym, gdy uchwała uzyskała wymaganą większość już na zebraniu, rodzi wątpliwości co do terminu zaskarżenia i momentu jej podjęcia. Jeżeli na zebraniu zebrano ponad 50% udziałów „za” – uchwała jest podjęta i nie przeprowadza się żadnego dodatkowego głosowania.
Zasada 1 właściciel = 1 głos jest trybem alternatywnym aktywowanym w dwóch ściśle określonych przypadkach. Pierwszy – właściciele podjęli wcześniej uchwałę (głosowaniem udziałami) wskazującą konkretną sprawę do głosowania per capita – nie można z góry ustalić, że wszystkie uchwały wspólnoty będą podejmowane w tym trybie, bo taka uchwała byłaby nieważna.
Drugi przypadek – częstszy w praktyce – to żądanie właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów, gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie równa się 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela. Żądanie można złożyć do chwili zakończenia indywidualnego zbierania głosów – wystarczy zaprotokołowanie go na zebraniu bez podejmowania odrębnej uchwały.
Tryb per capita bywa jedyną realną możliwością zmiany zarządcy, gdy jeden właściciel – np. gmina lub deweloper – posiada dominującą pozycję udziałową. Uchwała zapada, gdy opowie się za nią większość wszystkich właścicieli lokali – we wspólnocie dziewięciolokalowej musi to być co najmniej 5 głosów.
Przy współwłasności ułamkowej każdy współwłaściciel lokalu głosuje samodzielnie i z własną siłą głosu, natomiast przy małżeńskiej wspólności ustawowej głos jednego małżonka wyrażany jest w imieniu obojga. Przy współwłasności ułamkowej siła głosu odpowiada iloczynowi udziału współwłaściciela we współwłasności lokalu i udziału lokalu w nieruchomości wspólnej. Dwaj współwłaściciele jednego lokalu mogą głosować w przeciwnych kierunkach.
Przy małżeńskiej wspólności ustawowej głos jednego małżonka wyrażony jest w imieniu obojga i liczony jako pełny udział lokalu. Podpis obojga pod uchwałą nie jest wymagany. Przy głosowaniu w trybie 1 właściciel = 1 głos współwłaściciele ułamkowi powinni ustanowić jednego pełnomocnika – brak jednomyślności w jego wyborze rozstrzyga się głosowaniem udziałami.
Głosy w trybie indywidualnym może zbierać wyłącznie zarząd lub zarządca, jednak gdy zarząd odmawia zbierania głosów nad uchwałą o swoim odwołaniu, właściciele mogą przeprowadzić to głosowanie samodzielnie. Zarząd ustawowy (art. 20 UWL) może upoważnić administratora. Zbieranie głosów przez osoby spoza tego katalogu jest formalnie niezgodne z ustawą o własności lokali, jednak dominująca linia orzecznicza przyjmuje, że naruszenie to nie prowadzi automatycznie do nieważności uchwały – sąd uchyli ją wyłącznie wtedy, gdy tryb zbierania miał istotny wpływ na jej treść.
Wyjątek stanowi odmowa zarządu zbierania głosów nad uchwałą o jego odwołaniu – właściciele mogą wówczas przeprowadzić głosowanie samodzielnie, a sąd rzadko uchyla taką uchwałę (SA Wrocław, sygn. I Aca 724/03).
Ustawa o własności lokali nie zakazuje wprost głosowania tajnego – art. 60 Kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli może zostać złożone w dowolnej formie. Głosowanie tajne utrudnia jednak weryfikację tożsamości głosującego i przypisanie jego głosu do konkretnego udziału w nieruchomości wspólnej, bez czego obliczenie wymaganej większości staje się niemożliwe. Uchwała podjęta bez możliwości identyfikacji głosujących może zostać zaskarżona jako dotknięta wadliwością proceduralną.
Ustawa o własności lokali nie określa obligatoryjnej treści karty do głosowania, ale jej prawidłowe przygotowanie decyduje o mocy dowodowej uchwały w sporze sądowym. Prawidłowa karta powinna zawierać:
Lista obecności, lista z miejscem na podpisy i protokół z zebrania tworzą komplet dokumentów dowodowych – zaniedbanie na etapie zbierania podpisów obraca się przeciwko wspólnocie dopiero po miesiącach. Można się w tym aspekcie wspierać oprogramowaniem dla zarządców nieruchomości. Najczęściej polecana jest aplikacja Fliko, która automatycznie archiwizuje każdy oddany głos z przypisaniem do właściciela, wartości jego udziału i daty głosowania.
Ustawa o własności lokali nie określa maksymalnego terminu prowadzenia indywidualnego zbierania głosów – jedynym punktem granicznym jest moment zakończenia obiegu, do którego właściciele mogą żądać zmiany trybu na zasadę 1 właściciel = 1 głos. Brak ustawowego terminu sprawia, że zarząd może prowadzić obieg przez wiele miesięcy, co bywa przyczyną paraliżu decyzyjnego przy remoncie dachu, zmianie zarządcy czy korekcie planu gospodarczego.
Dobra praktyka nakazuje, aby zarząd wyznaczał termin zakończenia zbierania głosów i informował o nim właścicieli przy pierwszym wezwaniu. Fliko wysyła automatyczne przypomnienia do właścicieli, którzy jeszcze nie oddali głosu, i wyświetla w czasie rzeczywistym wynik z uwzględnieniem udziałów.
Głosowanie elektroniczne we wspólnocie mieszkaniowej jest prawnie dopuszczalne na podstawie art. 60 Kodeksu cywilnego – oświadczenie woli może zostać złożone w dowolnej formie, w tym elektronicznej, bez potrzeby uprzedniej uchwały wspólnoty. Jedynym warunkiem skuteczności jest możliwość pewnej identyfikacji właściciela oddającego głos pod uchwałą.
W praktyce stosuje się dwa modele – oprogramowanie z indywidualnym loginem i hasłem przypisanym do właściciela albo głosowanie przez e-mail, które wymaga uprzedniego pisemnego oświadczenia właściciela wskazującego adres do głosowania. Łączenie kilku kanałów jednocześnie jest ryzykowne – może prowadzić do dublowania głosów i błędów przy obliczaniu udziałów.
Głosowanie na zebraniach online rodzi odrębny problem – programy do wideokonferencji nie gwarantują identyfikacji uczestników. Z tego powodu bezpieczniejsze jest rozpoczęcie elektronicznego zbierania głosów dopiero po zakończeniu zdalnego zebrania, gdy każdy głos można zarejestrować w systemie powiązanym z weryfikowalnym kontem właściciela.
Głosowanie nie jest obowiązkowe – właściciel sam decyduje, czy weźmie udział i odda głos pod uchwałą. Brak aktywności właścicieli może jednak prowadzić do paraliżu decyzyjnego i pogorszenia jakości zarządzania nieruchomością wspólną.
Zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje automatycznie jej wykonania – jest ona natychmiast wykonalna od momentu podjęcia. Wstrzymanie możliwe jest wyłącznie na podstawie postanowienia sądu o zabezpieczeniu, o które skarżący musi wnioskować wraz z pozwem.
Żądanie można złożyć od chwili otwarcia zebrania aż do momentu zakończenia indywidualnego zbierania głosów nad daną uchwałą. Ustawa nie wprowadza żadnych innych ograniczeń czasowych.
Głosy w trybie indywidualnym może zbierać wyłącznie zarząd lub zarządca. Zarząd może upoważnić administratora wspólnoty. Uchwała zebrana przez osobę nieuprawnioną jest rzadko uchylana – sąd uwzględnia to jedynie, gdy tryb zbierania głosów miał istotny wpływ na treść uchwały.
Nie – art. 60 KC dopuszcza złożenie oświadczenia woli w dowolnej formie, więc uprzednia uchwała wspólnoty nie jest potrzebna. Warunkiem skuteczności jest wyłącznie możliwość pewnej identyfikacji właściciela oddającego głos.
